Система хранения документов

Почти каждый человек оказывался в ситуации, когда нужно сию секунду найти какой-то документ в своей квартире. И если искомая бумажка не была положена в правильное место, и вы сами не предполагаете куда ее положили, то поиски затягиваются на несколько часов, и, бывает, заканчиваются безрезультатно.

В наш информационный век очень важно иметь все под рукой. Человек должен быть гибким. Именно поэтому оптимальным решением для «бумажек» являются папки-регистраторы.
Папка-регистратор состоит из нескольких отдельных папок для файлов. Сами файлы имеют глянцевую поверхность и очень эластичны, что позволяет уберечь документы от деформации и истирания на очень долгий срок.

«Здоровье» или «Медицина»
Документы, относящиеся к больницам, поликлиникам, обследованиям, анализам, прививкам и т.д. обязательно нужно скопировать. Это делается для своего же блага, ибо в тех же самых поликлиниках карточки часто теряют. Сделав все это, вы просто будете благодарны себе, пока остальные будут бегать в поисках потерянных бумаг.

«Коммунальные платежи»
Теперь о документах по видам оплаты. Представьте, как будет удобно, если у вас будут папки-регистраторы с названием «Теплосеть», «Телефон», «Водоканал»…
Все уже разложено, ничего искать не надо. Договоры, квитанции на оплату и пломбирование счетчиков — все это в отдельных файлах, по алфавиту. Таким образом, поиск нужного документа или договора занимает всего от 7 до 20 секунд.

Кстати, обычно через 3 года квитанции на коммунальные платежи уже не действительны. Но я лично не спешу выкидывать документы, ибо они могут быть хорошим свидетельством в суде.

«Банк»
Потеря этих «бумажек» могла бы обойтись или уже обошлась вам недешево. Не поленитесь потратить время на систематизацию этих важных документов.

«Авто» или «Транспорт»
Автовладельцы, вы можете позаботиться не только о том, чтобы расположить инструменты «по росту», но и документы «по назначению».

«Недвижимость»
Расположите документы на вашу квартиру как вам удобно. Порядок во всем сэкономит вам время и нервы.

«Техника»
Телевизор, холодильник, магнитофон, компьютер и т.д. Здесь важно не потерять гарантийные талоны и квитанции.

«Личные документы»
Пусть каждый член семьи выберет для себя свою папку, нужного для него цвета. А дальше смело наполняем ее документами.

Отдельно стоит завести папку для супругов. Здесь будут лежать документы о вашем брачном союзе.

Кажется что папок слишком много? Или мало? Расположите все так, как Вам хочется. Удобство и простота здесь играют самую важную роль.

И еще несколько советов
Повторюсь, что стоит сделать ксерокопии всех документов, а еще лучше добавить к этому сканы, загруженные в компьютер, на флеш-носитель, да хоть к вам на почту в папку под паролем. И уверяю вас, это не лишние перестраховки!

Отличным решением для серьезных документов и денег будет домашний мини-сейф. Такой «черный ящик» надежно сбережет все самое ценное. Только ни в коем случае не вкладывайте туда пластиковые папки, резинки или что-либо другое из легкоплавких материалов. Под воздействием высоких температур такие предметы плавятся и могут испортить все бумаги внутри сейфа.

Не лишним будет завести себе напоминания в телефоне, компьютере или КПК о том, когда надо снимать показания счетчика, когда и на что заканчиваются гарантийные сроки. Конечно, это не обязательно, но может облегчить вам жизнь.

Будет интересно узнать, у Вас система хранения документов, пишем ниже, в комментариях.

 
Статья прочитана 61 раз(a).
 

Еще из этой рубрики:

Здесь вы можете написать комментарий к записи "Система хранения документов"

Войти, чтобы написать отзыв.

Последние Твитты

Наши партнеры

Читать нас

Связаться с нами

535460@mail.ru